Планирование и подготовка.

Планирование конференции или форума должно начинаться заранее, обычно за несколько месяцев. Это позволяет достаточно времени для организации мероприятия, нахождения подходящих мест и привлечения участников и спикеров.
Рекомендуется начать планирование не менее чем за 6-9 месяцев до даты мероприятия.

При планировании следует учесть несколько важных аспектов:

• Цель и формат мероприятия: Четко определите цель вашей конференции или форума и выберите подходящий формат. Решите, будет ли это однодневное мероприятие или многодневная конференция, требующая проживания участников. Также определите основные темы и направления, которые будут рассмотрены на мероприятии.
• Бюджетирование: Рассчитайте бюджет, необходимый для проведения мероприятия. Учтите расходы на аренду помещения, техническое оборудование, питание и размещение участников, аренду дополнительного оборудования, оплату спикеров и многое другое. Важно иметь реалистичное представление о бюджете и искать возможности для снижения издержек, например, путем поиска спонсоров или партнеров.
• Приглашение участников и спикеров: Разработайте стратегию для привлечения участников и спикеров. Создайте привлекательное приглашение с описанием программы, ключевыми спикерами и преимуществами участия.
• Выбор подходящего места: При выборе места для проведения конференции или форума учтите количество участников, потребности в техническом оборудовании, доступность для гостей и возможность размещения участников.
• Техническое обеспечение: Обеспечьте наличие необходимого технического оборудования, такого как аудио- и видеосистемы, проекторы, экраны, микрофоны и прочее. 
• Питание и размещение: Учтите потребности участников в питании и размещении. Обеспечьте разнообразные варианты питания, включая завтраки, обеды и кофе-паузы. 
• Разработка программы: Создайте детальную программу мероприятия с указанием всех заседаний, выступлений и мероприятий. Обратите внимание на временные интервалы, чтобы участники имели достаточно времени для перемещения между залами и отдыха.
• Организация регистрации: Разработайте удобную систему регистрации для участников. Предоставьте возможность онлайн-регистрации, чтобы участники могли легко зарегистрироваться и получить все необходимые документы и брейнды.
• Подготовка материалов: Подготовьте все необходимые материалы для участников, такие как программы, брошюры, идентификационные карточки, блокноты и ручки. Убедитесь, что все материалы ясны, информативны и отражают общую тематику и цели мероприятия.
• Координация команды: Обеспечьте хорошую коммуникацию и координацию между членами команды, а также с внешними поставщиками и спикерами. Установите четкую систему обратной связи и регулярные совещания, чтобы все были в курсе текущего состояния и задач.
• Оценка и анализ: Проведите оценку и анализ проведенного мероприятия. Соберите отзывы участников и спикеров, изучите статистические данные о посещаемости и уровне удовлетворенности.